Tips & tools om efficiƫnt thuis te werken

blogbericht

Zo kan jij productief thuis werken

17 maart 2020

Zoveel mogelijk thuiswerken voor diegenen die thuis kunnen werken, dat is de boodschap in strijd tegen het COVID-19 virus. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend maar dit is niet voor iedereen het geval. Ook wij bij encima werken in deze periode van thuis & dit zorgt ook voor ons voor bepaalde obstakels.

Van thuis uit heb je geen toegang tot bepaalde documenten, contact met collega’s & klanten wordt moeilijker, … Gelukkig bestaan er tools die thuiswerken toch efficiënt kunnen laten verlopen & de dienstverlening te kunnen garanderen.

Handige tools om thuis te werken

Tools zijn vandaag de dag niet meer weg te denken. Voor bijna elke taak bestaan er tools. Ook om thuis te werken & contact te houden met collega’s. 

Communiceer met collega’s

Contact met je collega’s en/of baas is zeer belangrijk. Zeker wanneer je elkaar niet face-to-face kunt zien. En omdat er al té veel e-mails worden verzonden is Instant Messaging dé oplossing. Korte (chat)berichtjes waar je collega of (deel van) het team snel op kunnen antwoorden. Instant Messaging of professioneel chatten.

Je zit misschien ver van elkaar maar toch enorm bereikbaar.

Er zijn verschillende (betalende & gratis) Instant messaging tools die je kunt gebruiken.

Wij kozen voor Microsoft Teams (als onderdeel van de Office365 toolbox). Maak binnen Microsoft Teams je eigen kleinere groepen of teams aan (op basis van onderwerpen / klanten / projecten / …) en houd zo enkel de juiste mensen op de hoogte. Zo houdt je ook bestanden & notities bij per team. 

Een populaire alternatieve tool is Slack

Vergader voortaan online (zelfs met klanten)

Fysieke vergaderingen zijn door het COVID-19 virus nu tijdelijk onmogelijk en onverstandig. Gelukkig kan je nu eenvoudig online vergaderen via online video conferencing. Zowel interne meetings als meetings met klanten kunnen probleemloos online gebeuren.

Microsoft Teams biedt de mogelijkheid om eenvoudig video meetings op te zetten. De teamleden kunnen met elkaar online bellen of videogesprekken starten. 

Alternatieve online video conferencing tools: Zoom, Googe Hangouts, Skype, Slack, ...

To Do lijstjes zijn belangrijk

Ook tijdens het thuiswerken proberen we een goede dienstverlening aan onze klanten te bieden. To Do lijstjes zijn dan onmisbaar. Zelfs zonder het Corona virus is het aangeraden met dergelijke tools in te zetten in jouw onderneming.

Alle openstaande opdrachten voor klanten lopen via Jira (onze issue tracking tool). Hierdoor hebben ook klanten een duidelijk overzicht van de openstaande taken, taken waaraan nu wordt gewerkt & welke ondertussen opgelost zijn.

Naast de taken voor klanten, zijn er ook andere To Do’s of interne zaken die moeten gebeuren. Hiervoor gebruiken we Asana. 

Tips om goed thuis te werken

Thuiswerken is niet altijd evident, zeker als je niet regelmatig eens van thuis uit kunt werken. Daarom ook enkele tips om dit goed te laten verlopen.

Wees bereikbaar voor je klanten & collega’s 

Thuis werken kan je de hele dag door. De ene doet het liever ‘s morgens vroeg terwijl de andere gemakkelijker ‘s avonds doorwerkt. Het is aan te raden om enkele momenten te voorzien waarbij iedereen bereikbaar is. Bijvoorbeeld tussen 10u en 14u. 

Dan weten zowel collega’s als klanten wanneer ze je kunnen bereiken. 

Maak afspraken met je huisgenoten

Werk je helemaal alleen thuis, dan is er vaak geen probleem. Maar werkt je partner thuis of zijn de kinderen thuis? Dan is het ook belangrijk om afspraken met hen te maken.

  • Werken jullie samen vanuit 1 ruimte of niet?
  • Telefoongesprekken kan elkaar afleiden
  • Voorzie een aparte (bureau)ruimte om te werken

Het voornaamste doel om thuis te werken is om gezond te blijven & de dienstverlening te kunnen voorzetten.