Hoe Auvicom hun planningstijd drastisch reduceerde via automatische suggesties.
"Meer dan 10 jaar geleden maakten we kennis met Encima. Auvicom was destijds immers op zoek naar een online planningstool die alle opdrachten binnen Auvicom (en dit zowel voor onze verhuur-, verkoop- en serviceafdeling) moest verzamelen, registreren en resource-plannen. Encima luisterde heel goed en begreep onze vraag. Zij ontwikkelden een heel sterk en vooral flexibel platform waarmee we ondertussen al meer dan 10 jaar aan de slag zijn. Er werden linken gelegd naar onze CRM en jaarlijks kwamen er ook extra vragen naar updates of aanpassingen die zij zeer vlot en efficiënt aanpakten."
Bart Van Den Daele, CEO Auvicom
Auvicom

Auvicom, actief in de audiovisuele sector, heeft een groeiende nood aan inplanning van freelancers en eigen mensen voor hun opdrachten. Momenteel is het selecteren van de mensen op een opdracht een echt huzarenwerk. Op basis van spreadsheets probeert de inplanner via bepaalde criteria een aantal profielen te vinden die in aanmerking zouden kunnen komen voor de opdracht. Daarenboven heeft de inplanner ook geen zicht of die freelancers nog vrij zijn, of ze reeds gecontacteerd zijn, ... wat het inplannen nog extra ingewikkeld maakt.
planning
Fase 1: Digitalisatie en centralisatie van aparte spreadsheets met personeelsdata
Om de planning vlotter te laten verlopen hebben we gekozen voor een oplossing waarbij alle resources per opdracht gerangschikt worden op basis van hun matching score met de opdracht. De inplanner krijgt nadien nog steeds de eindbeslissing om te kiezen en kan het algoritme indien nodig ook nog bijsturen.
De eerste stap in dit proces was het structureren en centraliseren van de personeelsdata die bijgehouden werd in aparte spreadsheets. Door het centraliseren van deze data binnen de planningstool is de data steeds up to date en bruikbaar voor het berekenen van de scores in fase 2.
Fase 2: Uitwerken van een correct algoritme om de juiste freelancers voor te stellen
We bekeken de meest relevante technologie om de automatische suggesties te ondersteunen en kozen voor een algoritme op maat i.p.v. een AI omwille van de gewenste controle voor bijsturing (ipv een black box model), een sneller en correcter resultaat en een aanzienlijk lagere kost. Alle parameters krijgen een gewicht toegekend binnen de voorstellen naargelang de bijhorende prioriteit en zijn aanpasbaar voor Auvicom om beslissingen bij te kunnen sturen nadien.
Fase 3: Toevoeging van een kalender met beschikbaarheden freelancers
Tot slot werd ook een kalender voorzien die rekening houdt met afwezigheden of bezettingsgraden van personeel dat voorgesteld wordt voor een bepaalde opdracht.
Het resultaat
Dankzij het nieuwe systeem wordt bij elke opdracht automatisch de meest passende kandidaat voorgesteld uit meer dan 300 mensen.
Hierdoor kreeg het planningsteam weer extra zuurstof om te focussen op de essentiële aspecten van de planning en verspillen ze geen tijd en energie meer aan het doorlopen en selecteren van alle mensen uit een lange, ongestructureerde lijst.




"Encima begreep wederom heel goed onze wensen en vertaalde die wederom in een grote uitbreiding. De eerste testresultaten zijn hoopvol en de aanpak was wederom degene die we van Encima gewoon zijn. We staan klaar om live te gaan deze maand dankzij hun vlotte aanpak. "
Bart Van Den Daele
CEO Auvicom
Klaar voor digitale groei?
Wat je ook nodig hebt, wij helpen je op weg. Vertel ons over jouw plannen en wij denken graag mee over een oplossing op maat.