Hoe IFS haar operationele slagkracht versterkt met één centraal digitaal platform
Dankzij één digitaal platform schakelen we sneller, werken we efficiënter en behouden we altijd het overzicht zelfs bij last minute interventies.
IFS
IFS (Industrial Facility Services) is een Belgische totaalaanbieder van industriële en facilitaire diensten. Het bedrijf combineert hogedruk- en industriële reiniging met een breed facilitair aanbod, waaronder schoonmaakdiensten, gevel-, dak- en zonnepaneelreiniging, bouw- en renovatieondersteuning, groen- en winterdiensten, voertuigreiniging en vastgoedbeheer.
IFS is vooral actief in omgevingen waar hygiëne, veiligheid en continuïteit centraal staan. In de voedingssector voert het dieptereinigingen uit volgens de HACCP-normen en daarnaast ondersteunt het klanten in de pharma- en chemiesector, waar ervaring in complexe en ATEX-omgevingen essentieel is.
Door deze brede dienstverlening verwerkt IFS dagelijks uiteenlopende types opdrachten, verspreid over verschillende sectoren en locaties. Naarmate de organisatie groeide, werd het steeds moeilijker om planning, tijdsregistratie, opvolging en facturatie manueel en foutloos te blijven beheren. IFS zocht daarom een digitale oplossing die niet alleen processen automatiseert, maar ook meegroeit met de flexibiliteit die hun werking vereist.
Met die ambitie kwamen ze aankloppen bij Encima.
App
CRM
planning
Fase 1
Intakegesprek en scherpstellen van processen en pijnpunten
Het traject startte met een uitgebreid intakegesprek waarin we samen met IFS hun dagelijkse werking onder de loep namen. We brachten in kaart hoe opdrachten vandaag worden aangevraagd, ingepland, uitgevoerd en opgevolgd, zowel op de werkvloer als op administratief niveau.
Op basis van deze gesprekken tekenden we de bestaande processen uit, van eerste klantaanvraag tot facturatie. Daarbij werd snel duidelijk waar de grootste pijnpunten zaten: manuele tijdsregistratie, papieren checklists, versnipperde informatie, beperkte realtime zichtbaarheid voor planners, communicatie via losse Whatsapp berichten en weinig transparantie richting klanten. Deze inzichten vormden het fundament voor de verdere uitwerking van het platform.
Fase 2
Ontwerpen van een prototype als gedeelde basis
Vooraleer de ontwikkeling startte, vertaalden we de processen en knelpunten naar een interactief prototype. Dit prototype maakte de toekomstige werking concreet en bespreekbaar voor alle stakeholders binnen IFS.
Er werd vanuit IFS meegedacht over schermen, flows en functionaliteiten en er werd feedback gegeven vanuit de verschillende rollen. Zo werd al vroeg gevalideerd dat het platform logisch, intuïtief en haalbaar was in de praktijk. Het prototype fungeerde als gedeelde taal en zorgde voor een gedragen start van de ontwikkeling.
Fase 3
Eén centraal platform voor alle stakeholders
Het uiteindelijke resultaat is één geïntegreerd platform met vier nauw op elkaar afgestemde luiken.
De mobiele app voor medewerkers biedt een centraal overzicht van de planning per dag, laat toe om tijd te registreren per opdracht, checklists digitaal in te vullen en extra services of producten te registreren. Belangrijke documenten zoals grondplannen, werkinstructies en klantafspraken zijn altijd raadpleegbaar, ook offline voor wanneer er geen bereik is in de fabriek.
Team leads krijgen extra rechten om opdrachten aan te passen, nieuwe interventies toe te voegen en hun teams te coördineren over meerdere werven heen.
Via het klantenportaal krijgen klanten inzicht in hun geplande opdrachten, de live status van werken en toegang tot rapporten. Nieuwe opdrachten aanvragen, verzetten of annuleren verloopt volledig digitaal.
De backoffice vormt de ruggengraat van het systeem. Hier komen klantenbeheer, medewerkersbeheer, planning, checklists, logging en facturatie samen in één overzichtelijk geheel.
Fase 4
Automatisering en flexibiliteit in de dagelijkse werking
Omdat IFS werkt in een context waar last-minute wijzigingen en dringende interventies vaak voorkomen, werd flexibiliteit een kernprincipe in de uitwerking van het platform.
Planners kunnen snel schakelen bij wijzigingen, medewerkers registreren prestaties en verbruik rechtstreeks tijdens de uitvoering en alle gegevens stromen automatisch door naar correcte facturatie. Integraties zoals Checkinatwork en Clearfacts zorgen ervoor dat wettelijke en financiële processen vlot en zonder extra administratie verlopen.
Digitale checklists en centrale logging verhogen de kwaliteit en traceerbaarheid van uitgevoerde werken, terwijl manuele fouten drastisch verminderen.
Fase 5
Een schaalbare samenwerking op lange termijn
Het platform werd opgebouwd met een schaalbare architectuur die toelaat om nieuwe functionaliteiten, diensten of integraties eenvoudig toe te voegen. Zo blijft IFS futureproof, ongeacht verdere groei of uitbreiding van het dienstenaanbod.
De samenwerking met Encima verloopt via korte communicatielijnen en een vast project team. Dat maakt het mogelijk om snel te schakelen bij nieuwe noden of urgenties, zonder vast te lopen in complexe of trage trajecten.
Het resultaat
IFS beschikt vandaag over één centraal digitaal platform dat de volledige operationele keten ondersteunt, van planning en uitvoering tot rapportering en facturatie. Medewerkers werken zelfstandiger en efficiënter, planners behouden overzicht tijdens drukke momenten en klanten krijgen meer transparantie en controle.
Administratieve last en foutgevoeligheid zijn sterk verminderd en IFS is klaar om verder te groeien zonder extra complexiteit toe te voegen.
1 centraal platform
Alle diensten, sectoren en processen samengebracht in één schaalbaar systeem
Meer slagkracht op de werkvloer
Sneller schakelen bij urgenties, minder manuele handelingen en realtime inzicht voor alle stakeholders
Klaar voor digitale groei?
Wat je ook nodig hebt, wij helpen je op weg. Vertel ons over jouw plannen en wij denken graag mee over een oplossing op maat.