Studiebureau Jonckheere:één platform voor dossiers en mail.
Studiebureau Jonckheere ontwerpt infrastructuur, openbaar domein en waterprojecten voor overheden in Vlaanderen. Vanuit Leuven en Hasselt werkten collega's via remote desktop in oude software op maat. Die maakte plaats voor Feniks: één webplatform waar dossiers, mails, contacten en prijsaanvragen samenkomen. Voor elke inkomende mail stelt Feniks het juiste dossier voor.
Over de klant.
- Klant
- Jonckheere
- Waar
- Brugge, Leuven en Hasselt
- Sinds
- 1958
- Sector
- Bouw
Een onafhankelijk, familiaal studiebureau voor infrastructuur, openbaar domein, waterbeheer en mobiliteit, met overheden en publieke partners in Vlaanderen als opdrachtgevers. Het werkt samen met Ontwerpbureau Pauwels, dat nu ook in Feniks werkt.
Bron: studiebureaujonckheere.be ↗Wat we deden
We brachten het werk in kaart met een klikbaar prototype, een volledig overzicht van alle inkomende en uitgaande mailflows en user stories. Daarna bouwden we Feniks op Awen, ons eigen framework. We koppelden het aan Outlook, SharePoint, Venice en de Microsoft login, en migreerden de data uit het oude systeem met een conversie die we voor de go live zo vaak als nodig konden draaien en controleren.
Voordien: waar het knelde.
Studiebureau Jonckheere draaide op software op maat en een aparte planningstool van jaren geleden. Collega's in Leuven en Hasselt logden via remote desktop in op een server in Brugge, waardoor elke handeling traag verliep. Informatie over een dossier zat verspreid over mailboxen en mappen, en je zocht per organisatie, niet per persoon. De toegangsrechten waren weinig verfijnd, en koppelingen met moderne tools als Outlook, SharePoint of het boekhoudpakket waren complex en riskant.
Hoe het vroeger werkte
Stap 1
Op afstand inloggen op de server in Brugge
Stap 2
Mail in gedeelde en persoonlijke inboxen
Stap 3
Manueel in het juiste dossier geklasseerd
Stap 4
Gezocht per organisatie
Stap 5
Antwoord aan de klant
Feniks, en wat het doet.
- ✓Eén centrale inbox voor info@ en uitvoering@. Feniks herkent het dossier aan het dossiernummer, een externe referentie van een stad, Aquafin of Fluvius, of een unieke straatnaam, en stelt de koppeling voor
- ✓Geen gokwerk: een medewerker bevestigt elke koppeling. Is de match niet uniek, dan gaat de mail naar de administratie, die zelf het juiste dossier kiest
- ✓Een spanningsindicator en een AI samenvatting bij elke mail, via een plugin ook zichtbaar in Outlook
- ✓Mail die je vanuit een dossier verstuurt, krijgt de juiste ontvangers en het dossiernummer in het onderwerp, zodat antwoorden vanzelf in dat dossier terechtkomen
- ✓Elk dossier op één plek: communicatie, contacten per persoon met hun rol, gekoppelde dossiers en documenten in een vaste mappenstructuur in SharePoint
- ✓Prijsaanvragen naar aannemers die je op trefwoord selecteert: in bcc verstuurd, opgevolgd en gegund vanuit het dossier
- ✓Facturen uit het boekhoudpakket Venice per dossier, met een waarschuwing zodra er een vervalt
- ✓Aanmelden met je Microsoft account en rechten per rol, zodat facturatie en offertes alleen zichtbaar zijn voor wie ze nodig heeft
Feniks in dagelijks gebruik.
Conceptbeelden van hoe Feniks werkt, met fictieve voorbeelddata. De echte applicatie blijft intern bij Studiebureau Jonckheere.
Hoe het verliep
Begin 2026
Analyse: een klikbaar prototype, elke mailflow in kaart gebracht en user stories als referentie
Voorjaar 2026
Gebouwd in korte cycli, met demo's en feedback van de sleutelgebruikers
Zomer 2026
Opleiding voor de administratie en de sleutelgebruikers, testmigraties met echte data en handleidingen per rol
Na het bouwverlof 2026
Feniks in gebruik in Brugge, Leuven en Hasselt
Eind september 2026
Officiële oplevering van Feniks
Opleiding en opstart: samen met de sleutelgebruikers.
Voor Feniks in gebruik ging, kregen de administratieve medewerkers en sleutelgebruikers van Studiebureau Jonckheere een opleiding. We overliepen per rol wat je ziet en doet: de administratie, teamleden, dossierbeheerders, facturatie en de gedeelde mailboxen info@ en uitvoering@.
Daarna volgden de laatste optimalisaties en de voorbereiding van de migratie, zodat het team na het bouwverlof met Feniks kon starten.
De oplevering: een vlotte overgang.
Eind september 2026 werd Feniks officieel opgeleverd. Het team werkte er toen al sinds het bouwverlof dagelijks mee, in Brugge, Leuven en Hasselt.
“We kunnen terugblikken op een bijzonder vlotte overgang, waarbij ook de migratie opmerkelijk soepel verliep.”
Wat wij leerden
Liever geen koppeling dan een foute. Feniks stelt voor, een mens beslist. Een bevestiging kost wat tijd, een foute koppeling kost vertrouwen.
Wat ons daarbij vooral opvalt, is de aangename samenwerking: korte communicatielijnen, een pragmatische aanpak en een gedeelde focus op een succesvolle opstart.
Wat volgt
Volgende stap: in gewone taal vragen stellen over dossiers. Via een beveiligde koppeling met Feniks (een MCP server) doorzoekt Microsoft Copilot dossiers en mails, binnen de rechten van wie de vraag stelt. De mailbox van Ontwerpbureau Pauwels komt mee in de centrale mailflow, en oudere mails verschijnen in Outlook naarmate de archiefmigratie vordert.
Benieuwd wat AI
voor jou kan doen?
Vertel ons wat je team de meeste tijd kost. We tonen waar AI en software het grootste verschil maken, en zeggen je eerlijk of we kunnen helpen.