Kort samengevat
- ✓Een goede bibliothecaris sorteert en archiveert alles consequent, van mails tot telefoongesprekken en overleg
- ✓Hoe meer categorieën hij erop plakt, hoe sneller je iets terugvindt en hoe eerder hij trends en problemen ziet
- ✓Centraliseer je ongestructureerde data en koppel ze systematisch aan de data uit je kernsystemen
- ✓Een agent die enkel de nodige informatie krijgt, antwoordt beter en kost minder
De bibliothecaris die we mee opleveren
Bij Encima leveren we onze platformen tegenwoordig op samen met een autonome bibliothecaris. Hij sorteert en archiveert alles netjes en consequent. Of het nu mails zijn, vragen aan de telefoon of een overleg: alles houdt hij bij.
Bijhouden is niet genoeg. Hij zorgt dat alle informatie snel terug te vinden is, door er zoveel mogelijk categorieën op te plakken: wie de auteur is, welk genre het is, in welke stad het verhaal zich afspeelt, of het deel uitmaakt van een reeks. Zijn overzicht is zo goed dat hij trends en problemen ziet voor ze zich laten voelen. Hij wacht niet tot mensen komen klagen of tot een kans verdwenen is.
Van boeken naar mails
Vervang nu de boeken door mails, documenten en opnames. De bibliotheek wordt een platform op maat, de categorieën worden metadata en een knowledge graph, en de bibliothecaris zelf is een AI agent.
AI loslaten op een ongeordende manier van werken is als een nieuwe, dure motor in een oldtimer steken. Hij gaat sneller, maar de kans op fouten blijft, en het uitzoekwerk blijft een grote en dure opdracht. AI loslaten op een goed georganiseerde bibliotheek gaat snel en geeft de meest accurate resultaten.
Een tweede brein voor je bedrijf
Steeds meer middelgrote bedrijven zien waar dit naartoe gaat. Sommigen noemen het een tweede brein, anderen een intelligence operating system. Het komt erop neer dat je al je ongestructureerde datastromen centraliseert: alle mails samenbrengen en waar mogelijk intern toegankelijk maken, interne en externe vergaderingen opnemen en laten uitschrijven, en dat alles systematisch koppelen aan de gestructureerde data uit je kernsystemen.
Eenvoudig is dat niet, op het vlak van change management en evenmin op het vlak van privacy. Maar het hefboomeffect is groot.
Een woordenboek en een geheugen
Wie een stap verder gaat, houdt ook een centraal woordenboek bij van de terminologie in het bedrijf, met alle synoniemen en de verbanden tussen die woorden. Zo'n ontologie voorkomt dat iedereen zijn eigen definities hanteert, en dat er dubbele waarheden ontstaan voor de agents in het bedrijf.
Context graphs leggen bovendien de verbanden vast in de tijd, zodat je altijd kan achterhalen wie wat wanneer beslist heeft.
Minder context, betere antwoorden
Geef je een AI agent enkel de informatie die hij nodig heeft, op het juiste moment, dan blijft zijn context beperkt. Je krijgt betere antwoorden en lagere tokenkosten, omdat nutteloze zoekopdrachten wegvallen.
Vergelijk het met informatie zoeken in een bibliotheek waar alles mooi gesorteerd staat, tegenover een stapel verslagen en boeken die door elkaar liggen. Het tweede kost veel meer tijd, en de kans dat je alles vindt wat je nodig hebt is veel kleiner. Dat was vroeger zo, en dat is nog altijd zo.
Kennis expliciet maken
In de systemen die we opzetten, brengen we elke medewerker en elke agent zo dicht mogelijk bij de context van het bedrijf, zodat iedereen op elk moment aan de juiste informatie kan. Niet alleen op vraag, maar ook proactief, zodat belangrijke actiepunten de juiste mensen bereiken, met de juiste prioriteit.
Kennis zo expliciet mogelijk maken, lukt alleen als de hele organisatie erachter staat. Wie dat doet, zet een vliegwiel in gang en bouwt een voorsprong op die moeilijk in te halen is.
Bronnen
Klaar voor je eigen bibliothecaris?
Vertel ons hoe het werk vandaag loopt.
